Конференцијски позив: Савети о припреми, трошковима, модерирању

Садржај

• Шта је конференцијски позив?
• Како функционише конференцијски позив?
• Добављач конференцијских позива
• Различити модели цена за конференцијске позиве
• Шта заиста кошта конференцијски позив?
• Шта вам треба за конференцијски позив?
• Типични проблеми са конференцијским позивима
• Како се грешке могу избећи у телекомуникацијама?
• Задаци и функције модератора
• Како функционише конференцијски позив са мобилним телефоном?

Конференцијски позив је савршен алат за лако, брзо и јефтино разговарање о професионалним питањима са више од двоје људи - било да се ради о пројектима или презентацијама. За ово није потребан превелик технички напор. За савремени „Телцо“ довољан је једноставан телефон или мобилни телефон. Међутим, постоји неколико важних правила за конференцијске позиве на која бисте претходно требали обратити пажњу. Наше контролне листе показују вам које ...

Шта је конференцијски позив?

Телефонске конференције или такозвани конференцијски позиви су састанци на којима можете само да се чујете, али не и да се видите. Израз телефонска конференција - познат и под скраћеницом Телко или ТК - обично се користи за телефонске позиве са више од два учесника. Са три до четири учесника, један говори о тросмерној или четворосмерној конференцији. Све што превазилази то што се тиче учесника је само телекомуникација. Поред тога, разликују се на телефонским конференцијама према типу везе:

• Диал-ин поступак
  Учесници бирају конференцију независно - опремљени одговарајућим подацима за приступ - и морају да се потврде идентитетом помоћу ПИН-а.
• Поступак бирања
  Учеснике позива оператер телекомуникационог оператера или организатор и конференција је „дохваћена“. Иако је поступак погоднији, организатору је и скупљи јер сноси и све накнаде за прикључење.

Како функционише конференцијски позив?

Конференцијски позив се може брзо успоставити и применити. У међувремену, постоје бројни - у неким случајевима бесплатни - добављачи услуга телекомуникација на Интернету (о томе више у следећем одељку). Велики предуслови не морају бити испуњени.

Савремени телефонски систем није потребан. Једноставан телефон или мобилни телефон је све што је потребно за теле састанак. Дакле, ако желите да започнете конференцијски позив са три или више учесника, потребна су вам само три једноставна корака:

• Региструјте конференцијски позив
  Да бисте започели конференцијски позив, морате да га региструјете код изабраног провајдера. Ова регистрација је обично потребна само једном и обично је већ могућа на веб локацији провајдера телекомуникација. Да бисте то урадили, обично вам требају само име и адреса е-поште (бесплатни провајдери их могу комерцијално користити) - или адреса за наплату (за плаћене добављаче телекомуникација).
• Пренос података о приступу
  Обично ће вам бити додељена такозвана соба за конференцијске позиве. Сви учесници могу касније назвати ову виртуелну собу. У ту сврху сала за конференцијске позиве има дводелни приступни кључ података - телефонски број (број за бирање) и ПИН код за конференцију (код за бирање, ПИН за позив или ПИН за конференцију). Са подацима свако може да телефонира са било ког места са свог телефона, иПхоне-а или другог паметног телефона.
• Започните конференцијски позив
  Ако сви учесници имају број и ПИН, можете почети. Договорите време, назовите и започните конференцијски позив. Обично је потребно најмање два учесника да уђу у собу. Неки провајдери телекомуникација имају такозваног вођу конференције - углавном из безбедносних разлога. Има свој ПИН за вођу конференције, а затим је и тај који омогућава конференцијски позив свима. До тада, остали учесници често чују само музику на чекању.

Добављач конференцијских позива

Позив са вашег кућног или канцеларијског телефона повезује вас само са другом особом. За конференцијски позив са више од два учесника, морате да користите одређеног добављача или софтвер.

Који ћете одабрати зависи с једне стране од ваших очекивања или захтева добављача - с друге стране, наравно, од цене понуде. Упознајемо вас са разним добављачима са којима можете одржати конференцијски позив:

• Немачки конференцијски позив
  Добављач деутсцхе-телефонконференз.де оглашава „100% бесплатним конференцијским позивом“. Дакле, не морате да плаћате никакве додатне накнаде, већ само за фиксни позив. Након регистрације, податке о приступу ћете добити е-поштом и одмах можете започети. Број учесника и трајање конференције су неограничени.
• СмартЦонференце
  Да ли користите пуно конференцијских позива, за редовне састанке, за састанке са купцима или за рад у тиму? Тада можете склопити месечну претплату за 9,90 код добављача СмартЦонференце. До 5 учесника може се придружити Телку по овој фиксној цени. За веће групе постоје скупље тарифе за до 25 учесника.
• Вхатсапп
  Могуће су не само кратке поруке, већ и телефонске конференције путем Вхатсаппа. У апликацији можете лако да направите групни позив и додате до седам контаката. Лако, брзо и бесплатно. Идеално за приватне кориснике, али за неке компаније ова варијанта није довољно професионална. Поред тога, наравно морате бити повезани са свим учесницима путем Вхатсаппа.
• Скипе
  Мицрософт услуга Скипе такође нуди функцију за групне позиве. Да бисте то урадили, потребно је да додате жељене учеснике у групу користећи своје контакте или претрагу. Када се ово креира, можете започети групни позив. Ако сви учесници користе Скипе софтвер, ова врста конференцијског позива је бесплатна.
• Пословна конференција Телекома
  Деутсцхе Телеком нуди сопствену услугу телефонских конференција, која омогућава једноставну телефонску и веб конференцију. Поред разговора, могу се делити и документи или приказивати презентације. Када се наплаћују према употреби, трошкови по учеснику су око 10 центи по минути. Конференцијски позив од 30 минута са 5 учесника коштао би око 15 евра. Али постоје и паушални модели за различити број учесника.
• Меебл
  Меебле оглашава неколико тачака: бесплатно, без регистрације, без оглашавања и без нежељене поште. Све што треба да урадите је да унесете своју адресу е-поште и приказани код - соба за конференцијски позив је постављена и може се користити. Добићете бесплатне позивне бројеве из Немачке, Аустрије и Швајцарске. Ако желите да подржите услугу, можете добровољно одабрати број који се наплаћује.

Остали (делимично наплативи) добављачи по абецедном реду без рејтинга: Аркадин Анитиме, Цофоницо, ЦСНЦонференце, дтмсЦонференце, ЕасиАудио, ЕцоТалк, Фреетелцо, ФрееЦонференцеЦалл, Конференз.еу, Глобафи, Меетгреен, МеетИоо, МиТелцо, Пхонести, ПовВовНов, ТалкИоо, Телефонконференз.де, Телефонеференз.деода, ТелеМонеференз.деода, ТелеМонеференз.деода, Телефонеференз.деода, Телефонеференз.де, Телефонеференз.де, Телефоне Конференз.де, ТелефонеФоренс.де, Телефоне Конференц. ВоицеМеетинг, Воопла.

Различити модели цена за конференцијске позиве

Упркос великом избору различитих добављача, модели одређивања цена могу се поделити у само две категорије. Када бирате одговарајуће решење, можете бирати између ових (и повезаног добављача):

• Обрачун на основу употребе
  Овде се плаћа по минуту и ​​по учеснику. Пружаоци услуга тачно мере колико је учесника позвано у конференцијски позив и током којег времена. Помножено са поменутом тарифом, ово резултира износом фактуре.
• Паушал са претплатом
  Фиксна цена коју ћете потрошити у конференцијским позивима онолико често и колико год желите. Износ цене претплате заснива се на броју учесника. Отприлике 10 евра месечно за позиве са до 7 корисника.

Најбоље је да утврдите која опција вам се исплати. Честе телефонске конференције дугог трајања и многи учесници су у првој варијанти знатно скупље. С друге стране, ако вас ретко позивате на телекомуникације у малим групама, можда плаћате превише паушално.

Шта заиста кошта конференцијски позив?

Многи пружаоци услуга оглашавају да су њихови конференцијски позиви бесплатни - ако се пажљивије прегледа, то често није сасвим тачно: Или постоје ограничења у броју учесника или је први корак - регистрација - бесплатан. Чак и ако не постоје уговорне обавезе или месечни трошкови, током разговора обично постоје ниске накнаде за минут разговора.

Који трошкови настају, такође зависи од тога одакле се претплатници позивају на мрежу. По правилу, сваки учесник плаћа трошкове прикључка на немачку фиксну мрежу. Они зависе од одређеног телефонског добављача: Ако имате паушалну цену у немачкој фиксној мрежи, нећете морати да плаћате никакве посебне накнаде;

Међутим, могући су и учесници из иностранства који немају посебне услове за немачку фиксну мрежу. У зависности од добављача, постоји и могућност да вођа конференције преузме трошкове телефонске конференције за све. У таквим случајевима се склапа одговарајућа претплата.

Шта вам треба за конференцијски позив?

Пре него што одаберете правог добављача конференцијског позива, требало би да размислите неколико формално о самом конференцијском позиву. Ови критеријуми утичу на избор добављача, а тиме и на трошкове конференцијског позива:

• Број учесника: Колико учесника учествује у телекомуникацијама?
• Порекло: Да ли телефонирају из иностранства?
• Трошкови: Ко плаћа било какву накнаду за конференцијски позив?
• Додатне функције: Да ли су вам потребне услуге попут веб контроле (за паралелне презентације) или функције снимања?

По правилу су стандардизовани конференцијски позиви и добављачи довољни за највише десет учесника. Ипак, треба обратити посебну пажњу на међународност позивалаца и ограничење броја учесника, јер у супротном може брзо постати скупо.

Типични проблеми са конференцијским позивима

Упркос једноставној технологији, ствари могу поћи по злу са конференцијским позивом. Уобичајени проблеми укључују:

• Потешкоће при бирању
  У конференцијским позивима често постоји бар једна особа која не успе да телефонира - било зато што су подаци о приступу нетачни (или су погрешно забележени) или зато што је софтвер који се користи (на пример са Скипеом) застарео.
• веза
  Нико ту ништа не може да уради, али смета када учесници више пута излете из конференцијског позива и, на пример, морају поново да телефонирају због лоше (радио) везе.
• Позадинску буку
  Ако учесници слушају музику у позадини, прозор је отворен или су учесници једноставно заборавили да притисну дугме за искључивање звука док разговарају са другом особом у канцеларији, то је изузетно досадно.
• Говорна дисциплина
  Будући да се нико не види, не постоји невербална комуникација која сигнализира, на пример, ко ће следећи имати реч. Ефекат: Тешко је координирати ко када говори. Или сви одговарају на питање истовремено или ниједно.

Како се грешке могу избећи у телекомуникацијама?

Испод вам достављамо и ПДФ документ који можете бесплатно преузети, који садржи много савета за припрему и одржавање телефонских конференција. Ово ће избећи досадне незгоде и допринети успеху конференцијског позива.

Преузмите да бисте избегли грешке

Задаци и функције модератора

Као модератор, имате посебну улогу током конференцијског позива. Доносе ред за разговор. Одговорни сте за следеће задатке:

• отварање
  Поздрављате све присутне. Објашњавају зашто се телко одвија и о чему ће бити речи у даљем курсу.
• представљање учесника
  Ако се не ради о редовном конференцијском позиву или ако постоје нови учесници, требало би да представите све једни другима како бисте створили пријатну атмосферу за дискусију.
• координацију
  Ваш главни задатак је да координирате појединачне говоре и да усмерите дискусију. Најлакше је учинити давање (и повлачење) речи учесницима.
• време
  Припазите на сат да време конференцијског позива не буде прекорачено. Обавезно прорадите и дневни ред.
• Резиме
  Модератор затвара конференцијски позив. На крају треба да сумирате резултате, зацртате следеће кораке и назначите када ће се одржати следећи састанак.

Како функционише конференцијски позив са мобилним телефоном?

У принципу, конференцијски позиви са мобилним телефоном или иПхоне-ом не функционишу другачије од осталих. Изнад свега, морате се побринути да ваш мобилни телефон има довољно трајања батерије - дужи позиви на паметном телефону често су пуки проводници енергије. Такође бисте требали унапред осигурати да уговор о вашем мобилном телефону укључује паушалну тарифу за фиксну мрежу. Ово је једини начин да конференцијски позив заиста остане бесплатан за вас.

Током конференцијског позива са мобилним телефоном Посебно се препоручују апликације попут Вхатсапп мессенгер услуге. И корисници иПхоне-а и власници Андроид паметних телефона могу једнако лако без додатних апликација, јер њихов мобилни телефон обично већ укључује ову функцију. Принцип је идентичан: Прво морате да позовете некога ко мора да преузме ваш позив да бисте могли да додате још учесника путем телефонског симбола са знаком плус. Имајте на уму: сви учесници морају бити сачувани у својим мобилним телефонима. Поред тога, конференцијски позив се прекида чим прекинете везу.