Дискусија: Овако ће састанак бити успешан

Садржај

• Састанци су важан део интерне комуникације
• Најчешће грешке на састанку
• Ови савети ће успети на састанку
• Елиминишите непотребне састанке
• Најавите разлог и дневни ред на време
• Изаберите учеснике састанка
• Редовно модерирајте састанком
• Придржавајте се тачности на почетку и на крају
• Затражите и примените повратне информације

Када сте били у последњем састанак? Ове недеље, јуче или можда само данас? Вероватноћа за ово није тако мала, јер су састанци популарно средство на многим радним местима. О свему се заиста разговара и чак и ако се нема о чему расправљати, одвијају се групне дискусије у којима се бележи да нема ништа ново. Ово с правом иде на живце многим запосленима и губи много времена. Нико не жели само да троши много сати свог радног времена. Срећом, постоји и други начин! Шта је потребно да би састанак био успешан и заиста користан за присутне ...

Састанци су важан део интерне комуникације

Састанци су толико свеприсутни и саставни су део свакодневног рада у компанијама да су се многе студије и студије сада њима бавиле. Овде је велико питање време које запослени редовно проводе седећи за столом, разговарајући, размишљајући или излажући. Невероватан резултат: у просеку се око пет сати недељно троши на састанке.

Стога се више од пола радног дана заправо не ради, већ се говори о послу. Велики напор који се може оправдати. Чак и ако људи често говоре врло негативно о састанцима на послу, они су један од њих Каменчићи интерне комуникације. На састанку се могу решити проблеми, пронаћи идеје, разменити знање и информације, донијети одлуке, планирати припреме, размислити о пројектима и постићи напредак.

Додуше, међутим, тешко је уочити такве предности када група колега случајно седи заједно и нико не зна тачно о чему се ради. Циљ стога није спречити сваки састанак, већ га учинити ефикаснијим и успешнијим како би се искористили позитивни аспекти.

На крају, није важно о којој врсти састанка је реч. Било да се ради о класичном састанку, сталној конференцији или теле састанку - правилно примењени, сви су драгоцени аспект комуникације у компанији.

Најчешће грешке на састанку

Принцип састанка је једноставан. Колеге су позване да свима пренесу важне информације или да заједно разговарају о некој теми. Ово може бити проблем за који је потребно решење, напредак пројекта у тиму или нека друга ствар којом је група заузета.

Нажалост, многи запослени могу рећи песму о томе да се на састанцима праве небројене грешке. То понекад доводи до тога да састанци постану неподношљив губитак времена у којем се ништа не догађа.

Тхе најчешће и најгоре грешке састанак су:

• Нема разлога за састанак: Састанак се одржава једноставно зато што се редовно одржава истог датума. Нема стварног разлога за састанак.
• Нема дневног реда: Шта је тема састанка и шта је на дневном реду? Нико не зна тачно, што је више лоше него само током састанка.
• Нема краја: У неком тренутку сваки учесник само пожели да је састанак коначно завршен. Нажалост, многим шефовима није познат крај.

Ови савети ће успети на састанку

Састанци ће и у будућности бити део свакодневног посла многих запослених. Можда су тамо и свакодневно, али у многим канцеларијама су позвани у собу за састанке најмање једном недељно. Ако изнервирано колутате очима сваки пут, то ће се одразити на свеукупно задовољство послом.

Срећом, постоји и други начин, јер се састанци могу успешно дизајнирати и применити. Да би ово функционисало, имамо испод неколико савета за следећи састанак наведени:

• Елиминишите непотребне састанке

  Сваки непотребан састанак који се не догоди корак је у правом смеру. Компаније би требале бити свесне колико се радног времена изгуби када пет или десет колега непотребно седе заједно између једног и два сата. Поред тога, све уплетене то нервира.
  
  Многи састанци се могу избећи, на пример, јер је много лакше написати кратку поруку е-поште или водити кратак приватни разговор. Ако покушате да имате само састанке који заиста имају смисла, квалитет ће се аутоматски побољшати.

• Најавите разлог и дневни ред на време

  Нажалост, састанци увек трпе због чињенице да нико од учесника заиста не зна о чему се ради и да недостаје одговарајућа припрема. Окупите се, осврнете се око себе и сачекате да сазнате о чему се прича. Није изненађујуће што резултати нису уверљиви.
  
  Боље је да се разлог, а такође и дневни ред за предстојећи састанак најави неко време унапред. Тако да сви могу на време да размисле о томе, можда већ запишу питања или идеје и време се може искористити много боље.

• Изаберите учеснике састанка

  Питање на које треба одговорити пре сваког састанка је: Ко присуствује конференцији? У основи позвати читав тим обично није добра идеја. Немају сви неке везе са темом састанка, на неким пројектима ради само мали број запослених.
  
  Циљани одабир учесника на састанку може спречити некога да седи досадно и неовлаштено јер ионако не може ништа да допринесе. Поред тога, мале групе састанака имају тенденцију да буду ефикасније и дају боље резултате.

• Редовно модерирајте састанком

  Ток разговора на састанку не треба препустити случају. То само доводи до чињенице да или уопште нема напретка, дискусија скреће потпуно апсурдним стазама или се важне тачке једноставно прескачу.
  
  Успешни састанци би зато требали бити модерирани. То не значи да неко отвара састанак и поново уводи тему. Уместо тога, једном тачком дневног реда треба бавити једну за другом.

• Придржавајте се тачности на почетку и на крају

  Нажалост, састанци редовно измичу контроли. Оно што је било заказано за 60 минута није ни близу закључка ни након 90 минута. Исто важи и на почетку: неко заправо касни на сваком састанку, што доводи до досадних одлагања.
  
  Зато немојте чекати док сви не буду тамо. Они који касне касне и научиће непријатну лекцију. Ако је конференција заказана за 10 сати, требало би да почне на време.

• Затражите и примените повратне информације

  Нико не зна боље како да оптимизује састанак од учесника. Да бисте дугорочно имали боље састанке, требали бисте редовно тражити искрене повратне информације. Шта је било добро? Шта радије не? Које промене су жељене?
  
  У следећем кораку важно је применити ове повратне информације и укључити их у будуће састанке. Ово је једини начин да учесници осете да је њихово мишљење вредновано.